Llevar el mantenimiento preventivo y reparación de Fallas no siempre es un tarea fácil es por esto que SoftFlot ha diseñado una forma de administrarlo de una forma muy sencilla en su implementación y seguimiento. Además que registrando la información correctamente puede obtener valores como el costo por kilómetro recorrido y además los costos generales por clasificación o tipo de falla para poder ser utilizada en toma de decisiones.

En SoftFlot usted puede registrar 2 tipos de actividades las que se refieren a tareas programables y la reparación de fallas, a continuación explicaremos cada una de estas:

Para  poder iniciar este tipo de tareas, se requiere conocer las tareas preventivas de nuestro vehículo estas son las que por lo general trae el Carnet de mantenimiento que me da la agencia cuando lo compre, y estas tienen una frecuencia de ejecución, esta información es la que le doy al sistema para que me pueda calcular en automático  la Orden de Servicio, mas adelante detallaremos este punto lo importante es que usted conozca el concepto general que es  registrar cada una de las tareas individualmente y después agruparlas en paquetes, esto con el fin de que solo se trabaje una sola ves y después solo le diga a cada vehículo que paquete de tareas debe utilizar. Ejemplo Yo puedo registrar todas la tareas que tenga mi carnet de mantenimiento de mi vehículo que es un Ford F150, despues de esto creo un paquete que se llame mantenimiento para mi Ford F150 y ahí asocio todas las tareas antes registradas, después de esto yo ya puedo decirle al sistema que mi camión Ford F150 usa ese paquete, y lo mismo puedo hacer con otros mas, esta forma de operación evita que tenga que agregar manualmente cada tarea a cada vehículo ya que lo que agrego es un paquete que ya incluye todas las tareas, también si ya operando mis mantenimiento agrego una tarea nueva solo la agrego al paquete y todos los vehículos que lo tienen asociado verán la tarea de forma automática.

En ualquier sistema de administración de preventivos,  los que tratan de evitar son los Correctivos o Fallas, en SoftFlot se pueden registrar en cualquier momento existan o no tareas de mantenimiento preventivas, lo único que se hace es reportar una falla y en automático ya la veremos en el módulo de trabajos por realizar, ahí la procesamos, le asignamos un responsable sea este empleado nuestro o empresa externa y generamos su Orden de Servicio que al actualizarla hay que registrarle su falla genérica para posteriormente poder obtener nuestro histograma de fallas comunes.

En el sistema SoftFlot para iniciar el proceso de administración de mantenimiento se requieren que se registren las tareas programables, y a su vez en cada una quede definido el tipo de periodo que puede ser por fecha,  por lectura,  por fecha y lectura lo que pase primero, libre cuando se requiera.  Además de definir una clasificación que será utilizada por el módulo de costos para poder obtener los costos, también el sistema puede solicitar información adicional como puede ser el procedimiento para realizar la tarea, tiempo de realización, imágenes, o documentos técnicos etc. A continuación presentamos la ventana principal.

A continuación la ventana para registrar una tarea de mantenimiento seleccionando la pestaña de información de la configuración de la programación.

Después de creadas la tareas de mantenimiento el sistema requiere se agrupen en un paquete para poder ser asociados a los diferentes vehículos ya registrados, esto nos ahorrara mucho tiempo debido a que solo creamos el paquete una vez, después solo hay que asociarlo y de forma automática toma por herencia todas las tareas aquí asociadas.

Ya creados nuestros paquetes de Tareas de Mantenimiento, el siguiente paso es asociar el paquete con cada uno de los vehículos de mi sistema como por ejemplo, si tengo una flotilla de vehículos compactos como utilitarios, todos estos los puedo asociar al paquete compactos utilitarios para que todos tomen las mismas tareas de mantenimiento:

Ya asociado los paquetes de tareas de mantenimiento a los vehículos, ahora hay que registrar su último mantenimiento que se le haya realizado, si sabemos esta información la registramos y si no entonces podemos inicializarlos con la fecha de hoy aunque el sistema calculará los próximos mantenimiento en función de hoy mas la frecuencia de cada tarea, la otra opción, si no se tiene esta información seria mas adelante generar una Orden de Servicio Libre he incluir las tareas seleccionándolas manualmente solo por ser la primera vez después de eso el sistema ya las programara automáticamente.

En este paso el sistema crea las Ordene de Servicio, ya que al entrar aquí revisa todos los trabajos pendientes por realizar sean estos preventivos o la reparación de una falla, aquí usted como jefe de taller decidirá que tareas de mantenimiento quiere realizar, cuales va a posponer y a quien le va a asignar el trabajo como responsable si a uno de sus empleados o a una empresa externa.

Después de crear las Ordenes de Servicio hay que imprimirla y editarla, el editarla significa que le voy a registrar la fecha y la lectura en la que realicé mantenimiento enlistado en la Orden de Servicio. además también le debo agregar los recursos que consumí como son la refacciones la mano de obra o en el caso de que fue un servicio externo el costo del servicio.

En esta ventana es donde edita la OS y se registran los consumos.

Esta es una vista de la Orden de Servicio a imprimir hay un diferente formato para las correctivas y libres, además que su plantilla es 100 % modificable por el usuario.

Es aquí donde se registra cuando alguno de nuestros vehículos tengan alguna falla , al registrarla aquí el sistema lo manda en automático al módulo de crear ordenes de servicio para que el jefe de taller asigne el responsable y lo mande revisar por medio de la generación de una Órden de Servicio.

Usted puede tener algún convenio con alguna empresa externa y esta le da precios especiales o algún descuento todo esto lo especifica aquí para que cuando salga alguna tarea que tenga convenio el sistema le recuerde que existe un precio especial o descuento.

Cuando en una orden de servicio, se cierra toda la información, se guarda en los historiales donde son guardados para poder hacer graficas y reportes con esa información. A continuación se muestran 2 ventanas la primera con los historiales de trabajos realizados, y la segunda con los historiales de lo consumido por la flotilla.

En esta ventana se muestran los historiales de consumos.